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Smart Office - Sparen Sie Zeit und Geld in Ihrer Spielhalle

Auf dem Weg zum „Smart Office“ stellt der Verzicht auf Papier nur ein Element dar. Eine konsequente Digitalisierung und eine zusätzliche Vernetzung aller Abläufe in Ihrer Spielhalle dient ebenfalls der Optimierung und erhöht die Produktivität Ihres Unternehmens.

Die Digitalisierung bietet auch für Spielhallen Chancen und Potenziale zur Optimierung (Photo by Jesus Kiteque on Unsplash)
Die Digitalisierung bietet auch für Spielhallen Chancen und Potenziale zur Optimierung (Photo by Jesus Kiteque on Unsplash)

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bietet auch für Ihre Spielhalle Chancen und Potenzial zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe. In Zeiten gesellschaftlicher Debatten über Klimapolitik können Sie zudem noch einen positiven Beitrag leisten, der sich für Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht bezahlt macht.

Wir zeigen Ihnen fünf Wege, mit denen Sie Ihren Betrieb effizienter und zudem noch nachhaltiger gestalten können. 

  1. Nutzen Sie elektronische Datenspeicher, wie etwa Wechseldatenträger, Festplatten, Cloud-Verfahren oder bestenfalls eine Kombination aus diesen Möglichkeiten. Eine hilfreiche Übersicht über die Nutzung von Cloud-Verfahren bietet z.B. das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).

    Um dabei grundsätzlich gegen alle Unwägbarkeiten gerüstet zu sein, sollten Sie möglichst täglich eine Sicherung Ihrer Daten (Backup) vornehmen. Dabei verfahren Sie ganz besonders sicher, wenn Sie Ihre Daten auf externen Speichermedien und parallel in Cloud-Diensten sichern und zusätzlich verschlüsseln.

  2. Nutzen Sie für Ihre Kommunikation nach Möglichkeit den schnellen Weg der elektronischen Kommunikation z. B. via E-Mail. Einen bewährten Weg des Austauschs Ihrer Dokumente bietet dabei das PDF-Format der Firma Adobe Inc., die verschiedene Programmpakete dieses Dateiformates u.U. kostenpflichtig anbietet. Die wirtschaftliche Ersparnis einer elektronischen gegenüber einer gedruckten Seite ist laut einer Studie von SAP erheblich, sie beläuft sich auf etwa sechs Euro pro Seite. Außerdem bieten sich weitere Vorzüge, wie etwa Such- und Kommentarfunktionen.

  3. Nutzen Sie bequem die elektronische rechtsgültige Signatur. Verzichten Sie hier auf Ihre handschriftliche Unterschrift und sparen Sie somit Papier und Geld. Elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gelten in Deutschland als Urkunden. Weitere Informationen hierzu nebst Anbieterliste bietet die Bundesnetzagentur.

  4. Elektronisches Archiv. Hierfür archivieren Sie sämtliche bisherigen Dokumente in Papierform durch Einscannen. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur einen schnellen ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre gespeicherten Dokumente mit Aufbewahrungspflicht zu jeder Zeit, sondern spart zudem Platz. Abgesehen von z.B. Bilanzen und Jahresabschlüssen können Dokumente problemlos in elektronischer Form aufbewahrt werden. Weitere Informationen zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form stellt das Bundesministerium der Finanzen zur Verfügung. Beliebte Cloud-Programme wie Box, Google Drive, Dropbox oder OneDrive unterstützen Sie bei der elektronischen Archivierung. Auch an dieser Stelle sei das BSI und dessen hilfreichen Sicherheitsleitfaden verwiesen, wenn es um den Schutz Ihrer Daten geht.

    Besonders aktuell ist das Thema Archivierung im Zusammenhang mit den digital signierten Daten (Fiskaldaten) der neuen TR.5-Geräte (V.2). Hierbei sollte die Datensicherung - sofern keine Vernetzung vorhanden ist, die das automatisch erledigt - bei jeder Kassierung auf einem entsprechenden USB-Stick durchgeführt und eigenverantwortlich in der Zentrale archiviert werden. Grundsätzlich gilt, dass alle Fiskaldaten und der VDAI-Streifen 10 Jahre nach Abbau des Gerätes elektronisch aufbewahrt werden müssen (mehr Informationen zum Thema Fiskaldaten, finden Sie in unserem Mitgliederbereich).

  5. Investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens und lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter im Bereich EDV-Kompetenz Dabei ersetzen Sie papiergebundene Standardverfahren durch innovative ressourcenschonende Softwarelösungen, die sich mittel- und langfristig für Sie und das Klima auszahlen. Ihr vordringliches Interesse sollte dabei in den für Sie relevanten Bereichen liegen. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter stets auf dem neusten Stand sind, sollten die Schulungen in regelmäßigen Abständen stattfinden. Nur so zahlt sich die Investition in Ihrer Spielhalle voll aus.
Die Digitalisierung bietet auch für Spielhallen Chancen und Potenziale zur Optimierung (Photo by Jesus Kiteque on Unsplash)

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